INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DI BUSINESS TRAVEL MANAGEMENT S.R.L.

ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679

La presente informativa è resa nel rispetto del Regolamento Generale Europeo sulla Protezione dei Dati Personali UE 2016/679 (“GDPR”) e successive modifiche e/o integrazioni nonché della legislazione o regolamenti nazionali in tema di trattamento dei dati personali di volta in volta applicabili (“Normativa Privacy”) per garantire che il trattamento di dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e libertà delle persone.

Con il termine “dato personale” si intende qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, con riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale.

Con il termine “trattamento” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Con il termine “interessato” si intende la persona fisica a cui si riferiscono i dati personali.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati è: Business Travel Management S.r.l. – P.IVA 03580910234 – Sede Legale: Via Pola, 18, 37135 – Verona (VR) / Sede Operativa: Centro Direzionale E33, Viale del Lavoro, 33, 37036 – San Martino B.A. (VR) (“Titolare” o “BTM”).

2. FONTI E TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI

I dati personali trattati dal Titolare attraverso il presente sito web possono includere informazioni personali e di contatto (nome, cognome, e-mail).

3. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEI TRATTAMENTI SVOLTI DAL TITOLARE

Il Titolare potrà trattare i dati personali dell’interessato per le finalità di seguito riportate:

Finalità strettamente connesse e strumentali all’instaurazione ed esecuzione di un rapporto contrattuale di cui l’interessato è parte ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) GDPR. Il conferimento dei dati personali non richiede il consenso, ma è necessario per perfezionare, dare esecuzione o proseguire il rapporto contrattuale con il Titolare.

Riscontro alle richieste di informazioni formulate dall’interessato al Titolare. Il conferimento dei dati personali non richiede il consenso poiché il trattamento è necessario per dare esecuzione a misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) GDPR.

Adempimento degli obblighi di legge, da regolamenti, dalla normativa comunitaria, da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge o da organi di vigilanza e controllo ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. c) GDPR. Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui al presente punto è obbligatorio e il relativo trattamento non richiede il consenso.

Gestione del sito (analisi statistica). Il conferimento dei dati personali non è obbligatorio ed il loro trattamento non richiede il consenso per sussistenza di un legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. f) GDPR alla gestione del proprio sito web.

Finalità di marketing per la promozione e la vendita di prodotti e servizi analoghi a quelli già acquistati dall’interessato (c.d. soft spam), attraverso comunicazioni commerciali trasmesse via e-mail. Il conferimento dei dati non è obbligatorio ed il loro trattamento non richiede il consenso per sussistenza di un legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. f) GDPR ad effettuare attività di marketing verso propri clienti.

Finalità di marketing proprie con ricorso a strumenti automatizzati di contatto (e-mail) ovvero tramite strumenti tradizionali di contatto (es., chiamata con operatore), direttamente o tramite società terze, con riferimento ai propri prodotti e servizi e consistenti nella possibilità per BTM di: (i) trasmettere e/o proporre materiale informativo, commerciale, pubblicitario e promozionale, anche personalizzato/di specifico interesse dell’interessato, (ii) trasmettere newsletter e inviti inerenti ad eventi ed iniziative di BTM. Il conferimento dei dati non è obbligatorio ed il loro trattamento richiede il consenso, che potrà essere prestato e revocato anche solo per alcune delle suddette attività, scrivendo all’indirizzo e-mail sottoindicato. In caso di mancato conferimento dei dati personali da parte dell’interessato, quest’ultimo non potrà ricevere le informazioni sui prodotti e/o servizi offerti dal Titolare, ma non ci sarà alcuna conseguenza sulla possibilità per l’interessato di consultare il sito web e sull’eventuale rapporto contrattuale in essere con BTM.

4. MODALITÀ E LUOGO DEL TRATTAMENTO DEI DATI RACCOLTI

In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

BTM tratterà i dati personali dell’interessato esclusivamente con personale tecnico incaricato di tale elaborazione, con modalità prevalentemente automatizzate e informatizzate, idonee a garantirne, in relazione alle finalità per le quali i dati sono trattati, la sicurezza e la riservatezza, nonché ad evitare accessi non autorizzati ai dati stessi.

BTM non esegue processi decisionali automatizzati.

I trattamenti dei dati raccolti hanno luogo presso le sedi del Titolare e dei fornitori di servizi dalla stessa individuati e nominati, ove necessario, responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

5. CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I dati personali dell’interessato saranno conservati solo per il tempo necessario per conseguire le finalità per le quali vengono raccolti, nel rispetto del principio di minimizzazione ai sensi dell’art. 5, comma 1, lett. c) GDPR.

In particolare, per quanto riguarda il trattamento per le finalità di marketing proprie, i dati saranno trattati e conservati fino a revoca del consenso da parte dell’interessato. In ogni caso, l’interessato può sempre chiedere l’interruzione del trattamento o la cancellazione dei suoi dati, come di seguito previsto.

Il Titolare potrebbe conservare alcuni dati anche dopo la cessazione del rapporto in funzione del tempo necessario per la gestione di specifici adempimenti contrattuali o di legge nonché per finalità di natura amministrativa, fiscale e/o contributiva periodo di tempo imposto da leggi e da regolamenti in vigore, nonché per i tempi necessari a far valere eventuali diritti in giudizio.

In ogni caso, i dati vengono trattati oltre che nel rispetto della normativa vigente, secondo i canoni di riservatezza ai quali il Titolare si è sempre ispirato.

I tempi di conservazione varieranno a seconda del tipo di dati trattati, ma, in generale, il Titolare si riferisce a questi criteri per determinare il periodo di conservazione:

• se esiste una necessità legale o contrattuale di conservare i dati;
• se i dati sono necessari per fornire i propri servizi.

6. CATEGORIE DI SOGGETTI AI QUALI I DATI POSSONO ESSERE COMUNICATI

Il Titolare potrà comunicare i dati personali dell’interessato a soggetti terzi in adempimento di obblighi legali e a fornitori di servizi che opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR ove dovessero trattare dati per conto del Titolare e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie riportate a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• soggetti che svolgono servizi bancari, ivi compresi i soggetti che intervengono nella gestione di sistemi di pagamento;
• persone, società, associazioni o studi professionali che prestino servizi o attività di assistenza e consulenza ai titolari, con particolare ma non esclusivo riferimento alle questioni in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria, commerciale;
• partner commerciali, di marketing, legali, fornitori di servizi tecnici e/o di piattaforme software, amministratori di sistema, hosting provider, società informatiche, agenzie di comunicazione;
• soggetti che svolgono adempimenti di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere.

L’elenco nominativo aggiornato dei soggetti a cui i dati personali degli interessati potranno essere comunicati e/o trasferiti è disponibile presso il Titolare contattandoci a: [●].

7. TRASFERIMENTO DEI DATI EXTRA UE

L’eventuale trasferimento dei dati verso Paesi Terzi extra UE per le finalità indicate ai precedenti paragrafi potrà avvenire nel rispetto delle modalità consentite dalla legge vigente e in particolare in base alle disposizioni del GDPR di cui: (i) all’art. 44 – Principio generale per il trasferimento; (ii) all’art. 45 – Trasferimento sulla base di una decisione di adeguatezza; (iii) all’art. 46 – Trasferimento soggetto a garanzie adeguate; (iv) all’art. 49 – Deroghe in specifiche situazioni.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO

In base agli artt. 15-22 GDPR agli interessati sono riconosciuti specifici diritti. In particolare, l’interessato può ottenere dal Titolare: l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la revoca del consenso nonché la portabilità dei dati che lo riguardano. L’interessato ha inoltre diritto di opposizione al trattamento per motivi legittimi e/o per finalità commerciali.

Il Titolare si impegna a rispondere il prima possibile all’interessato dopo averne verificato l’identità ove necessario.

Nel caso in cui venga esercitato il diritto di opposizione, il Titolare si riserva la possibilità di non dare seguito all’istanza, e quindi di proseguire il trattamento, nel caso in cui sussistano motivi legittimi obbligatori per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, diritti e libertà dell’interessato.

Quanto alle finalità di marketing, resta salva la possibilità per l’interessato che abbia prestato il proprio consenso:

• di richiedere, in qualunque momento e gratuitamente, di ricevere comunicazioni esclusivamente attraverso le modalità tradizionali di contatto quali le chiamate tramite operatore;
• di opporsi, in qualunque momento e gratuitamente, al trattamento dei dati per le suddette finalità. In questo caso il diritto di opposizione al trattamento dei dati attraverso modalità automatizzate di contatto (quali e-mail e telefonate senza operatore), si estende alle modalità tradizionali di contatto (quali telefonate tramite operatore);
• di opporsi, in qualunque momento e gratuitamente, al trattamento dei dati per le suddette finalità solo in parte ossia esprimendo una scelta sulle modalità di contatto.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati inviando una comunicazione scritta nei confronti del Titolare del trattamento al seguente indirizzo e-mail: [●].

Si informa l’interessato che, ai sensi dell’art. 12 GDPR, se le richieste dell’interessato risultino essere manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, il Titolare potrà: (a) addebitare un contributo spese ragionevole, tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni o le comunicazioni o intraprendere l’azione richiesta oppure (b) rifiutare di soddisfare la richiesta.

L’interessato ha inoltre diritto a proporre reclamo innanzi all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

9. LINK AD ALTRI SITI WEB

Il sito può contenere link ad altri siti web. Tuttavia, una volta che l’interessato ha utilizzato questi link e lascia il presente sito, BTM non avrà alcun tipo di controllo sugli altri siti web; pertanto, non sarà in nessun modo responsabile per la protezione e la riservatezza delle informazioni che si forniscono nel visitare tali altri siti. Si consiglia di leggere attentamente l’informativa sulla privacy applicabile al sito in questione.

10. MODIFICHE A QUESTA PRIVACY POLICY

BTM si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa in qualunque momento dandone comunicazione agli interessati su questa pagina. Nel caso di mancata accettazione delle modifiche apportate alla presente informativa, l’interessato è tenuto a cessare l’utilizzo di questo sito e può richiedere a BTM di rimuovere i propri dati personali.

Ultima modifica: 6 marzo 2025